Veileder for ansettelsesr?d og innstillende leder - teknisk-administrative stillinger

---

1. Utlysning

Hovedregelen i staten er at alle ledige stillinger skal lyses ut. 

F?r stillingen lyses ut er det viktig ? vurdere hvilke behov den ledige stillingen skal dekke. En analyse av behovet b?r minimum omfatte hva de sentrale arbeidsoppgavene i stillingen skal v?re, hvilket ansvarsniv? stillingen skal ligge p? og hvilke kvalifikasjonskrav som skal danne vurderingsgrunnlaget ved ansettelsen. Det er ogs? naturlig ? vurdere om dagens arbeidsfordeling er hensiktsmessig, eller om arbeidsoppgaver skal omfordeles mellom ansatte f?r oppgavene i den ledige stillingen defineres.

Hvis en er kjent med at noen kan ha rettskrav p? stillingen gjennom intern fortrinnsrett eller rett til utvidet stilling for deltidsansatte, skal dette avklares f?r stillingen lyses ut.

1.1 Innhold og utforming av utlysningstekst

Utforming av utlysningstekst for teknisk-administrative stillinger er arbeidsgivers ansvar, og ansettelsesr?det deltar ikke i dette arbeidet. Universitetsstyret foretar utlysning i stillinger hvor det selv er ansettelsesmyndighet, jf. universitets- og h?gskolelovens ¡ì 7-4 (lovdata.no). Se UiOs personalreglement ¡ì 1.1 for hvilke lederstillinger universitetsstyret har ansettelsesmyndighet for.

UiOs stillingsstruktur for teknisk-administrative stillinger gir f?ringer for bruk av stillingskoder sett opp mot stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav. Stillingskode og l?nnsspenn i kunngj?ringen skal v?re i samsvar med stillingens arbeidsoppgaver og ansvarsniv?. Hvis stillingen lyses ut med mulighet for ansettelse i alternative stillingskoder, skal det framg? hva som kreves for ansettelse i de ulike kodene. 

Utlysningen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsomr?det og kvalifikasjonskrav, herunder personlige egenskaper. Det er viktig at utlysningen angir tydelig hva som er n?dvendige krav og hva som vil telle positivt i vurderingen. Utlysningen skal ogs? inneholde opplysninger om stillingskode, l?nn, s?knadsfrist, om stillingen er fast eller midlertidig, arbeidssted og eventuelle s?rlige vilk?r for stillingen.

I henhold til hovedavtalen i staten ¡ì 30 (regjeringen.no) skal utlysningen utformes med sikte p? ? sikre mangfold blant de ansatte, og det skal vurderes om s?rskilte grupper skal oppfordres til ? s?ke, jf. ogs? UiOs tilpasningsavtale til hovedavtalen. 

V?r bevisst p? ? utforme utlysningsteksten slik at  tilfanget av kandidater blir st?rst mulig. Ved ? s?ke etter kvalifiserte medarbeidere blant all den kompetanse som er tilgjengelig i samfunnet, uavhengige av s?kerens bakgrunn, f?r man tak i de beste medarbeiderne. Kvalifikasjonskravene m? ikke utformes p? en slik m?te at bestemte grupper ekskluderes fra ? s?ke.

1.2 Fast eller midlertidig ansettelse

Hovedregelen i staten er faste ansettelser, jf. statsansatteloven ¡ì 9 f?rste ledd (lovdata.no). UiO har et personalpolitisk  m?l om ? redusere bruken av midlertidige ansettelser, og en tiltaksplan for ? f? en st?rre andel fast ansatte. Midlertidig ansettelse krever at man har hjemmel for unntak fra hovedregelen om fast ansettelse. De mest aktuelle hjemlene for midlertidig ansettelse i teknisk-administrative stillinger finnes i statsansatteloven ¡ì 9 f?rste ledd (lovdata.no): 

• a) n?r arbeidet er av midlertidig karakter
• b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)
• e) for en periode p? inntil seks m?neder n?r det har oppst?tt et uforutsett behov 

At en stilling er eksternfinansiert, gir i seg selv ikke rettslig grunnlag for midlertidig ansettelse. UiO har kontrollsp?rsm?l for valg mellom fast og midlertidig ansettelse ved ekstern finansiering. 

Arbeidstakere som ansettes med l?nnstilskudd kan ansettes midlertidig med hjemmel i arbeidsmilj?loven ¡ì 14-9 andre ledd bokstav d (lovdata.no), om midlertidig ansettelse av deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i 澳门葡京手机版app下载 med arbeids- og velferdsetaten. Denne bestemmelsen gjelder ogs? i staten, jf. forskrift om unntak fra arbeidsmilj?loven for visse typer arbeid og arbeidstakergrupper ¡ì 1 f?rste ledd siste punktum (lovdata.no).

1.3 S?knadsfrist

S?knadsfristen skal normalt v?re minst to uker. 

1.4 Offentlig utlysning

Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig. Unntak fra utlysningsplikten krever hjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale, jf. statsansatteloven ¡ì 4 f?rste ledd (lovdata.no). Offentlig utlysning er en forutsetning for ? sikre ?pen og reell konkurranse om stillingene, et bredt rekrutteringsgrunnlag og ivaretagelse av kvalifikasjonsprinsippet. Kvalifikasjonsprinsippet inneb?rer at den best kvalifiserte for stillingen skal ansettes, jf. pkt. 2.11. 

Administrasjonen lyser ut stillingene. Stillingen lyses ut via UiOs rekrutteringssystem, og skal som minimum publiseres p? Nav og UiO sine nettsider. Dette ivaretar henholdsvis statsansattelovens krav om offentlig kunngj?ring, jf. arbeidsmarkedsloven ¡ì 7 (lovdata.no) og arbeidsmilj?lovens krav om informasjon til ansatte om ledige stillinger, jf. arbeidsmilj?loven ¡ì 14-1 (lovdata.no). 

Andre publiseringskanaler vurderes etter behov. Les mer om rekrutteringssystem og annonsering her. 

1.5 Unntak fra krav om offentlig kunngj?ring

Unntak fra krav om offentlig utlysning forutsetter en unntakshjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale. 

Merk at ved midlertidige ansettelser uten utlysning m? det foreligge b?de hjemmel for unntak fra utlysningsplikt og hjemmel for ? ansette midlertidig, jf. pkt 1.2. 

Noen grupper er gjennom forskrift helt unntatt fra statsansatteloven, eksempelvis l?rlinger og ansatte p? pensjonistvilk?r, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 2 (lovdata.no). Dette inneb?rer unntak fra ordin?re utlysnings- og ansettelsesprosesser.

1.5.1 Ansettelser inntil seks m?neder

Plikten til ? lyse ut stillinger gjelder ikke ved ansettelser for inntil seks m?neder, jf. statsansatteloven ¡ì 7 f?rste ledd (lovdata.no). 

1.5.2 Ansettelser inntil ett ?r 

For ansettelser inntil ett ?r kan offentlig utlysning unnlates bare hvis gjennomf?ring av ordin?r ansettelsesprosess vil medf?re vesentlig ulempe for virksomheten, jf. UiOs personalreglement pkt. 2.2.  Vilk?ret om vesentlig ulempe inneb?rer at det skal v?re h?y terskel for ? ta i bruk denne unntaksbestemmelsen. For mange frav?r inntil ett ?r, som foreldrepermisjon, vil det v?re mulig ? planlegge for en ordin?r ansettelsesprosess. Merarbeidet en ordin?r ansettelsesprosess medf?rer er ikke tilstrekkelig til ? begrunne unntak. Et eksempel p? vesentlig ulempe kan v?re om det etter utlysning av et vikariat ikke har kommet kvalifiserte s?kere, og det ikke er tid til ny kunngj?ring. 

Ansettelsesforhold uten offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen p? ett ?r. Forlengelser ut over seks m?neder forutsetter at vilk?ret om vesentlig ulempe er oppfylt. Hvis behovet for stillingen vedvarer ut over ett ?r, m? stillingen lyses ut. 

1.5.3 Eksternt finansierte stillinger

Det kan gj?res unntak fra utlysning ved ansettelse av arbeidstakere i staten som skal utf?re oppdrag som er eksternt finansierte, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 3 (3) (lovdata.no). Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet b?r ogs? eksternfinansierte stillinger som hovedregel lyses ut offentlig.

UiO har etablert kontrollsp?rsm?l for valg mellom fast og midlertidig ansettelse i eksternfinansierte stillinger.

1.5.4 L?nnstilskudd

N?r en person med funksjonsnedsettelse og/eller hull i CV-en ansettes midlertidig for inntil to ?r med l?nnstilskudd, kan stillingen unntas fra offentlig utlysning, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 3 a andre ledd bokstav b (lovdata.no).  

1.5.5 Intern utlysning?

En intern utlysning ved UiO fyller ikke kravene til offentlig utlysning.

Bare hvis vilk?rene for ? ikke lyse ut stillingen er oppfylt, jf. pkt. 1.5.1 til 1.5.3, kan man som alternativ til ? ansette noen direkte lyse ut stillingen internt i aktuelle milj?er/nettverk ved UiO. De samme begrensningene som gjelder ved direkte ansettelse uten utlysning, vil ogs? gjelde ved intern utlysning.

I forbindelse med nedbemanning, ?pner s?ravtale om adgangen til ? gj?re unntak fra statsansatteloven ¡ì 4 (regjeringen.no) p? visse vilk?r for unntak fra kravet om offentlig utlysning. Dette forutsetter enighet mellom partene i virksomheten.

1.6 Tillitsvalgtes medbestemmelse

Utlysningstekster og skjema for oversendelse skal sendes til organisasjonenes tillitsvalgte, som har tre virkedagers frist til ? kreve dr?fting eller komme med andre merknader. Ved oversendelse skal alltid hovedtillitsvalgte@uio.no settes i kopi.

I skjema for oversendelse oppgis l?nnsvilk?r, samt informasjon om grunnlaget for den ledige stillingen, herunder om stillingen er nyopprettet eller omgjort, hjemmel for eventuell midlertidighet og en kort begrunnelse ved utlysning av midlertidig stilling.

Organisasjonene kan kreve dr?fting av l?nnsspenn, jf. hovedtariffavtalene i staten pkt. 2.5.5 nr. 1 (regjeringen.no) og dr?fting av omgj?ring av en ikke besatt stilling, jf. hovedavtalen i staten ¡ì 18 (regjeringen.no). Dersom ¨¦n eller flere organisasjoner krever dr?fting, m? enheten kalle inn alle organisasjonene til dr?ftingsm?te hvis behandlingen p? e-post ikke f?rer fram.

Tillitsvalgte har anledning til ? uttale seg om andre momenter i utlysningsteksten, jf. hovedavtalen i staten ¡ì 30 nr. 4 (regjeringen.no). Det er likevel opp til arbeidsgiver ? vurdere om disse innspillene skal hensyntas ved endelig utforming.

1.7 Stans av ansettelsesprosess og fornyet kunngj?ring 

Ansettelsesprosessen kan stanses fram til bindende tilbud er sendt s?keren. Beslutning om ? stanse en ansettelse m? ha et saklig grunnlag.

Saklig grunnlag for fornyet utlysning kan for eksempel v?re:

• ?nske om ? endre kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten
• faktiske feil i utlysningen
• det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble lyst ut
• forholdene knyttet til stillingen har endret seg vesentlig
• det har ikke meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere

Hvis arbeidsgiver underveis i prosessen ?nsker ? stille andre kvalifikasjonskrav enn det som er oppgitt i utlysningen, skal stillingen lyses ut p? nytt. Det er ikke adgang til ? ansette noen som ikke oppfyller krav til kvalifikasjoner som er fastsatt i utlysningen. Dette vil utgj?re brudd p? kvalifikasjonsprinsippet.

Hvis det er oppgitt feil informasjon i utlysningen, m? det vurderes i hvilken grad feilen har betydning for s?kergrunnlaget og kvalifikasjonsvurderingen, og om det vil v?re et brudd p? kvalifikasjonsprinsippet ? ansette uten ny utlysning.

Hvis ansettelsesr?det avdekker feil i utlysningsteksten som har betydning for kvalifikasjonsvurderingen, at andre kvalifikasjonskrav enn de oppgitte er lagt til grunn eller andre saksbehandlingsfeil kan ansettelsesr?det ogs? stanse prosessen.  

Alle s?kere skal informeres hvis stillingen trekkes og/eller lyses ut p? nytt.

2 Innstilling og behandling av s?knader

2.1 Innstillingsmyndighet

N?rmeste leder med personalansvar avgir innstilling f?r ansettelse. En innstilling er en formell anbefaling om hvilken s?ker som b?r ansettes i den ledige stillingen.

Ved ansettelse der universitetsstyret er ansettelsesmyndighet, jf. UiOs personalreglement pkt. 1-1, foretas innstilling av universitetsdirekt?ren.

Leder med innstillingsmyndighet skal finne frem til de s?kerne som ut fra en saklig helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, rangere disse og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesr?det. Innstillende leder har derfor ansvar for utvelgelse av kandidater til intervju, gjennomf?ring av intervju og referanseintervju, og at det utarbeides en skriftlig innstilling som gir tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for videre behandling av saken.

Innstillende leder skal normalt oppnevne ¨¦n eller flere ressurspersoner som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsomr?de til ? bist? i vurderingen av kandidater. ? ha flere personer som bidrar i utvelgelse og/eller intervju er viktig for ? oppn? bedre kvalitet i vurderingene, samt sikre likebehandling og legitimitet i prosessen. Det er s?rlig viktig ? ha med ¨¦n eller flere ressurspersoner ved gjennomf?ring av intervju. Ressurspersonene har en r?dgivende rolle i prosessen og ingen formell myndighet.

2.2 N?r innstillende leder er medlem av ansettelsesr?det

Ansettelsesordningen bygger p? to-trinnsbehandling, som blant annet skal bidra til objektivitet, kvalitetssikring av saksbehandlingen og rettssikkerhet for s?kerne.  Hvis innstillende leder er medlem av ansettelsesr?det avgir ikke leder innstilling, men forslag til ansettelse. N?r leder avgir forslag og ikke innstilling, har dette konsekvenser for saksgangen ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesr?det, jf. pkt. 3.5.3. Dette gj?r at leder b?de kan avgi forslag til ansettelsesr?det og delta i ansettelsesr?det uten ? f? for stor innflytelse p? den endelige beslutningen.  UiO skiller ikke mellom formkrav for innstilling og forslag, og praktiserer partsinnsyn i forslag p? samme m?te for innstilling.

2.3 Unntak fra krav om ordin?r innstilling/forslag

Ved ansettelser inntil seks m?neder og for ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke er det gjort unntak for kravet til innstilling, jf. statsansatteloven ¡ì 7 f?rste ledd (lovdata.no) og UiOs personalreglement pkt. 2.5.

Ved ansettelser inntil ett ?r, der ordin?r ansettelsesprosess ikke kan gjennomf?res uten vesentlig ulempe for virksomheten, skal n?rmeste leder utforme en forenklet innstilling der det framg?r hvilke krav som er stilt til stillingen, hvorfor den besettes uten utlysning og en kort begrunnelse for at den aktuelle kandidaten vurderes som kvalifisert.

Ogs? i saker som er unntatt fra ordin?r innstilling skal hovedpunktene i saken og grunnlaget for beslutningen nedtegnes skriftlig. Hensikten er ? dokumentere at saksbehandlingen har v?rt forsvarlig, at avgj?relsen er saklig begrunnet og at det ikke er tatt utenforliggende hensyn.

2.4 Habilitet

Habilitetsreglene i forvaltningsloven ¡ì 6 (lovdata.no) gjelder for alle ledd i ansettelsessaker. Alle som deltar i behandling av ansettelsessaken har ansvar for ? vurdere forhold knyttet til egen habilitet.

Saksbehandlere og ledere som er i tvil om sin habilitet legger sp?rsm?let fram for sin overordnede, jf. forvaltningsloven ¡ì 8 f?rste ledd (lovdata.no). Habilitetsvurderinger b?r dokumenteres skriftlig.

For medlemmer av ansettelsesr?det, som er et kollegialt organ, er det ansettelsesr?det som skal vurdere det enkelt medlemmets habilitet. Medlemmet selv m? gj?re oppmerksom p? forholdene som skal vurderes. Deretter vurderes habiliteten av ansettelsesr?det, uten deltagelse fra vedkommende medlem, jf. forvaltningsloven ¡ì 8 andre ledd (lovdata.no). Resultatet av habilitetsvurderingen skal framg? av protokollen.

2.5 Offentlig og utvidet s?kerliste

Administrasjonen utarbeider en offentlig s?kerliste i henhold til offentleglova ¡ì 25 andre ledd (lovdata.no), samt utvidet s?kerliste, jf. forvaltningslovforskriften ¡ì 15 (lovdata.no).

S?kere kan be om ? bli unntatt fra offentlig s?kerliste. S?knader om unntak behandles s? snart som mulig. S?kerlisten skal normalt v?re klar innen 2-3 virkedager etter s?knadsfristen. Vurdering av unntak skal v?re konkret og basert p? grunnene s?keren oppgir for ? bli unntatt. Sentrale vurderingsmomenter er blant annet om det knytter seg s?rlig offentlig interesse til stillingen, hensynet til god rekruttering og s?kerens personvern, samt om innsyn vil medf?re konkret skade eller ulempe for s?keren.  Hvis s?knad om unntak avsl?s skal s?keren f? beskjed, slik at vedkommende har mulighet til ? trekke s?knaden f?r s?kerlisten offentliggj?res.

2.6 Utvelgelse til intervju

Kvalifikasjonsprinsippet gj?r seg gjeldende ogs? ved utvelgelse til intervju, gjennom at s?kerne som etter vurdering av s?knad med vedlegg synes ? v?re best kvalifisert kalles inn. S?knadene skal vurderes opp mot kvalifikasjonskravene som er beskrevet i utlysningsteksten.  Utvelgelse av s?kere til intervju m? ikke v?re vilk?rlig eller diskriminerende, og det m? ikke tas usaklige eller utenforliggende hensyn. Noen grupper av s?kere har s?rlige rettigheter til intervju, jf. pkt. 2.7.  Vurdering av om s?keren har s?rlige rettigheter m? basere seg p? hva vedkommende selv oppgir i forbindelse med s?knaden.

2.7 S?kere med s?rlige rettigheter

Noen s?kere har s?rlige rettigheter som m? ivaretas i rekrutteringsprosessen.

Pkt. 2.7.1 til 2.7.3 omtaler s?kere som kan ha fortrinnsrett til stillingen. Hvis vilk?rene er oppfylt, vil vedkommende ha rettskrav p? stillingen.

Pkt. 2.7.4 til 2.7.6 omtaler grupper av s?kere med s?rlige rettigheter til ? bli innkalt til intervju.

2.7.1 Fortrinnsrett som alternativ til oppsigelse (intern fortrinnsrett)

Intern fortrinnsrett handler om plikten UiO har til ? unders?ke om det finnes andre passende stillinger ved hele UiO som et alternativ til oppsigelse etter statsansatteloven ¡ì¡ì 19 eller 20 begges annet ledd.  Rekrutterende enhet kan bli kontaktet av leder/HR som kartlegger om det finnes andre passende stillinger. Det er ikke noe krav at vedkommende har s?kt p? stillingen. 

Hvis du blir kontaktet om en person med intern fortrinnsrett, m? du vurdere om stillingen er "passende", og om s?keren er kvalifisert i henhold til de faglige og personlige kvalifikasjonene i utlysningsteksten. 

En stilling regnes ikke som passende hvis den er h?yere rangert, eller adskiller seg vesentlig fra stillingen som vedkommende fratrer. Se ogs? forskrift til statsansatteloven ¡ì 7 (lovdata.no), samt intern personalh?ndbok pkt. 6.3.3 som omtaler vurderinger for stillinger p? et lavere niv?. 

Hvis s?keren vurderes som kvalifisert skal vedkommende ansettes, selv om andre s?kere kan v?re bedre kvalifisert. ?vrige s?kere skal da ikke vurderes, fordi vedkommende har rettslig krav p? stillingen. 

2.7.2 Fortrinnsrett for overtallige (ekstern fortrinnsrett)

S?kere som er oppsagt fra annen statsstilling p? grunn av overtallighet har p? visse vilk?r fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, jf. statsansattelovens ¡ì 24 (lovdata.no). S?keren m? presisere i s?knaden at fortrinnsrett gj?res gjeldende og legge ved overtallighetsattest. 

Det m? f?rst vurderes om stillingen er ?passende?, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 8 (lovdata.no), deretter om s?keren er kvalifisert. Hvis s?keren vurderes som kvalifisert til en passende stiling skal vedkommende ansettes, selv om andre s?kere kan v?re bedre kvalifisert. ?vrige s?kere skal da ikke vurderes, fordi den overtallige har rettslig krav p? stillingen.  Blir s?keren ikke vurdert som kvalifisert, b?r enheten ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for kvalitetssikring.

2.7.3 Fortrinnsrett for deltidsansatte

I henhold til statsansatteloven ¡ì 13 (lovdata.no) har deltidsansatte fortrinnsrett til utvidet stiling framfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. Fortrinnsretten kan ogs? gjelde en del av stillingen.

Begrepet ?utvidet stilling? m? forst?s som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gj?res gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for. Loven tar forbehold om at ut?velse av fortrinnsretten ikke skal inneb?re vesentlige ulemper for virksomheten.

Midlertidig ansatte kan ikke kreve fortrinnsrett til utvidet stilling, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 8 f?rste ledd (lovdata.no).

Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte avgj?res av Tvistel?sningsnemnda.

2.7.4 S?kere med funksjonsnedsettelse

Arbeidsgiver skal innkalle minst ¨¦n kvalifisert s?ker som oppgir ? ha funksjonsnedsettelse til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 4 (lovdata.no). Det er en forutsetning at funksjonsnedsettelsen fordrer et tilretteleggingsbehov p? arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. S?kere med nedsatt funksjonsevne kan ansattes hvis de er tiln?rmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte s?keren.

2.7.5 S?kere med frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring ("hull i CV")

Arbeidsgiver skal innkalle minst ¨¦n kvalifisert s?ker som oppgir ? ha frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 4 a (lovdata.no). S?kere med hull i CV-en kan ansettes dersom de er tiln?rmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte s?keren.

Med "frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring" menes en s?ker som p? s?knadstidspunktet til sammen har v?rt utenfor arbeid, utdanning eller oppl?ring i minst to ?r de siste fem ?rene. Frav?ret m? skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller s?keren m? i frav?rsperioden ha v?rt aktivt arbeidss?kende.

Bestemmelsen omfatter ikke s?kere som p? s?knadstidspunktet har fast ansettelse eller midlertidig ansettelse med varighet p? mer enn ett ?r.

2.7.6 S?kere med innvandrerbakgrunn

Arbeidsgiver skal innkalle minst ¨¦n kvalifisert s?ker som oppgir ? ha innvandrerbakgrunn til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven ¡ì 4 b (lovdata.no).

 Med "innvandrerbakgrunn" menes s?ker som har innvandret fra Europa utenom EU/EFTA, Asia inkludert Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika og Oseania utenom Australia og New Zealand, eller hvor begge foreldre har innvandret fra disse landene.

2.8 Informasjon til s?kere

Det oppfordres generelt til ? ivareta s?kerne med god informasjon gjennom hele prosessen. N?r aktuelle kandidatene er innkalt til intervju kan administrasjonen sende et forel?pig svar til de resterende s?kerne. Det er s?rlig viktig ? ivareta s?kere som har v?rt p? intervju p? en god m?te, eksempelvis med informasjon om forventet tidsplan og gjennomf?ring av prosessen. 

N?r det er fattet vedtak om ansettelse skal det sendes et skriftlig tilbud til den som skal ansettes, og det skal inng?s en skriftlig arbeidsavtale, jf. UiOs interne personalh?ndbok pkt. 1.6.1. 

De ?vrige s?kerne skal orienteres om at det er foretatt ansettelse i stillingen og hvem som har blitt ansatt.

S?kernes rett til partsinnsyn er hjemlet i forvaltningslovsforskriften (lovdata.no). For n?rmere om partsinnsyn, se intern personalh?ndbok pkt. 1.3.1. 

2.9 Gjennomf?re intervju

De mest aktuelle s?kerne skal intervjues for ? f? et helhetlig inntrykk av kandidaten. Dette har sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal v?re s? godt opplyst som mulig f?r det treffes vedtak. Vurder p? forh?nd om det skal benyttes en eller flere intervjurunder, om det skal brukes case-oppgaver, arbeidspr?ver o.l.

Intervjuet er et sentralt verkt?y for ? vurdere s?kernes personlige egnethet. Det et er ogs? viktig ? avklare forventninger og bidra til at s?keren har et realistisk bilde av stillingen.

Det anbefales sterkt at innstillende leder ikke gjenomf?rer intervjuer alene, men har med seg ¨¦n eller flere aktuelle ressurspersoner som deltar.  

Nye opplysninger som fremkommer i intervjuene og har betydning for vurdering av s?kerne skal nedtegnes og framg? av saksdokumentene, jf. forvaltningsloven ¡ì 11 d andre ledd (lovdata.no). 

Intervjuene b?r f?lge en struktur som sikrer at alle s?kere blir stilt de samme hovedsp?rsm?lene. Dette bidrar til likebehandling og et godt sammenligningsgrunnlag, samt sikre at kandidatene vurderes opp mot kriteriene i utlysningen. UiOs intervjuguide kan brukes som utgangspunkt, men sp?rsm?lene b?r tilpasses den aktuelle stillingen.

Ved intervju av s?kere med funksjonsnedsettelser, avklar p? forh?nd med s?keren om det er behov for tilrettelegging i intervjusituasjonen. 

2.9.1 Hva kan du ikke sp?rre om?

V?r oppmerksom p? begrensningene i hva man kan innhente opplysninger om i en ansettelsesprosess.

• Likestillings- og diskrimineringsloven ¡ì 30 (lovdata.no) sier at det ikke kan innhentes opplysninger om graviditet/planer om barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuelle orientering, kj?nnsidentitet eller kj?nnsuttrykk. Opplysninger om etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse og samlivsform er likevel tillatt hvis opplysningene har avgj?rende betydning for ut?velsen av arbeidet.
• Arbeidsmilj?lovens ¡ì 13-4 (lovdata.no) forutsetter at arbeidsgiver ikke kan be om opplysninger om hvordan s?kere stiller seg til politiske sp?rsm?l eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner, med mindre det er oppgitt i utlysningen at dette er n?dvendig p? grunn av stillingens karakter.
• Arbeidsmilj?loven ¡ì 9-3 (lovdata.no) sier at man ikke kan innhente helseopplysninger ut over det som er n?dvendig for ? utf?re arbeidsoppgavene i stillingen.

2.10 Innhente referanser

Referanser skal innhentes f?r ansettelse. Dette gjelder ogs? interne s?kere. For s?kere som har v?rt p? intervju og blitt vurdert som ikke kvalifisert, skal det ikke innhentes referanser. 

Referanseintervjuer brukes for ? kontrollere de opplysninger som har blitt gitt om tidligere arbeidsforhold og det inntrykk man har dannet seg av s?keren. Gjennom sitt kjennskap til kandidatens arbeidsinnsats og prestasjoner skal referansen bidra til ? gi et bilde av hvordan vedkommende fungerer i en faktisk arbeidssituasjon. Nye opplysninger som kommer frem i referanseintervjuene og har betydning for vurdering av s?kerne skal nedtegnes og framg? av saksdokumentene, jf. forvaltningsloven ¡ì 11 d andre ledd (lovdata.no). Sp?rsm?l du ikke kan stille i et jobbintervju kan du heller ikke stilles til referanser, jf. pkt. 2.9.1. 

Kun personer som s?keren oppgir som referanser skal kontaktes. S?keren kan bes om ? oppgi supplerende referanser. Som regel oppgis ledere i tidligere og/eller n?v?rende jobb som referanser. Det b?r alltid innhentes en referanse p? lederniv?.  Avhengig av type stilling kan det ogs? v?re nyttig med uttalelser fra side- eller eventuelt underordnede medarbeidere, for ? f? et bredere perspektiv.

I enkelte tilfeller motsetter s?kere seg at det innhentes referanse. Dette kan ha betydning for muligheten til ? f? et helhetlig vurderingsgrunnlag, og s?keren m? da akseptere at det kan f? betydning i den endelige vurderingen.

Referanseintervjuer b?r ta utgangspunkt i en intervjuguide som gir grunnlag for senere sammenligning mellom aktuelle kandidater. Denne suppleres med tilpassede sp?rsm?l basert p? inntrykket s?keren har gitt av seg selv gjennom s?knad og intervju.

2.11 Utforming av innstilling/forslag

Innstilling er en formell anbefaling av hvem som skal ansettes. Innstilling skal alltid v?re skriftlig.

Dersom leder med innstillingsmyndighet ogs? er medlem av ansettelsesr?det avgis ikke innstilling, men forslag, jf. statsansatteloven ¡ì 5 annet ledd (lovdata.no). Dette har betydning for videre behandling av saken dersom ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesr?d, jf. pkt. 3.5.3. Det er ingen forskjell p? kravene til utforming av innstilling og forslag.

Det lovfestede kvalifikasjonsprinsippet i staten inneb?rer at det er den beste kvalifiserte for stillingen som skal ansettes, jf. statsansatteloven ¡ì 3 f?rste ledd (lovdata.no). I innstillingen/forslaget identifiseres og rangeres de som er best kvalifisert baseres p? en bred vurdering av s?kernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, erfaring og personlig egnethet for stillingen, sett opp mot kravene i utlysningsteksten.

Inntilling/forslag skal inneholde:

• hvem som har deltatt under intervjuene
• kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
• hjemmel for eventuell midlertidighet
• navn p? s?kere (kan gj?res ved henvisning til utvidet s?kerliste)
• begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju
• omtale av hvordan s?kere med s?rlige rettigheter er ivaretatt
• omtale av alle intervjuede kandidater, herunder
  • kort omtale av utdanning og arbeidserfaring
  • sentrale momenter som vektlegges fra intervju
  • sentrale momenter som vektlegges fra eventuelle referanseintervjuer
  • vurdering av case/arbeidspr?ver eller lignende hvis dette har v?rt brukt
  • konklusjon om vedkommende anses som kvalifisert eller ikke
• sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
• begrunnelse for den innbyrdes rangeringen
• konkluderende rangering
• anbefaling om pr?vetid

UiO har en mal for innstilling/forslag til hjelp i arbeidet. Det b?r framg? tydelig hva som er faktaopplysninger, hva s?keren selv har sagt og hva som er  vurderinger fra intervjugruppen eller referanser.

Dersom det er flere kvalifiserte s?kere til en stilling, skal vanligvis minst tre s?kere innstilles eller foresl?s i den rekkef?lge de b?r komme i betraktning, jf. statsansatteloven ¡ì 5 tredje ledd (lovdata.no). Dersom det innstilles f?rre enn tre, m? begrunnelsen v?re at det etter en helhetsvurdering ikke er s? mange som tre kvalifiserte kandidater.

3 Ansettelsesr?d

3.1 Ansettelsesr?dets oppgaver

Ansettelsesr?det fatter vedtak om hvem som skal ansettes, jf. statsansatteloven ¡ì 6 f?rste ledd (lovdata.no), unntak fra pr?vetid, jf. statsansatteloven ¡ì 15 f?rste ledd (lovdata.no), samt ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed, jf. statsansatteloven ¡ì 30 f?rste ledd (lovdata.no).

3.2 Unntatt fra behandling i ansettelsesr?d

Vedtak om ansettelse i inntil seks m?neder eller inntil 15. timer pr. uke fattes av ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den som er delegert slik fullmakt.

Ved ansettelser p? mellom seks m?neder og ett ?r, der arbeidsgiver har valgt ? ansette administrativt, skal n?rmeste leder avgi innstilling. ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den som har f?tt delegert fullmakt, har ansettelsesmyndighet.

3.3 Oppnevning av medlemmer

Ansettelsesr?det er sammensatt av fire arbeidsgiverrepresentanter og fire representanter for UiOs ansatte, samt en leder, 

?verste leder ved fakultetet, eller den som bemyndiges, oppnevner arbeidsgivers fire representanter og leder av ansettelsesr?det med vara. jf. statsansatteloven ¡ì 6 annet ledd (lovdata.no) og UiOs personalreglement pkt. 6.3.

NTL, Forskerforbundet, Parat og Akademikerne oppnevner hver en arbeidstakerrepresentant med vara.

Representantene oppnevnes som hovedregel for en periode p? to ?r om gangen, jf. UiOs personalreglement pkt. 7.5. Med mindre s?rlige hensyn tilsier noe annet b?r representantene ha samme organisatoriske tilknytning som de ledige stillingene.

Om kj?nnsbalanse ved oppnevning av medlemmer til ansettelsesr?d, se statens personalh?ndbok pkt. 3.2.6 (regjeringen.no). 

3.4 Generelt om saksbehandling i ansettelsesr?det

Ansettelsesr?dets leder har ansvaret for saksbehandlingen i ansettelsesorganet.

Ansettelsesr?dets sekret?r s?rger for praktisk tilrettelegging av m?tene gjennom blant annet utsendelse av m?teinnkallinger, agenda og sakspapirer og f?re m?teprotokoll.

Vedtak fattes med vanlig flertall, jf. UiOs personalreglement pkt. 8.6. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

Ansettelsesr?det er beslutningsdyktig n?r mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, jf. UiOs personalreglement pkt. 8.3.

I henhold til UiOs personalreglement pkt. 8.2, skal ansettelsesr?det som hovedregel fatte vedtak i m?ter, men saker kan behandles ved sirkulasjon dersom r?dets medlemmer er enige om det. Dersom ett av ansettelsesr?dets medlemmer krever m?te i en konkret sak, skal saken behandles i m?te.

3.4.1 Uavhengige vurdering

Ansettelsesr?dene er selvstendige forvaltningsorganer som skal bidra til uavhengige og betryggende saksbehandling. Dette inneb?rer blant annet plikten til ? p?se at saken er tilstrekkelig opplyst f?r vedtak fattes, jf. forvaltningsloven ¡ì 17 (lovdata.no). Medlemmene av ansettelsesr?d er ikke underlagt instruksjonsmyndighet. Alle medlemmer av ansettelsesr?det kan stille sp?rsm?l som er n?dvendige for ? opplyse saken, herunder om vurderinger knyttet blant annet til kvalifikasjonsvurdering, hjemmel for midlertidighet og s?kere med s?rlige rettigheter. Dersom et flertall av ansettelsesr?dets medlemmer mener saken ikke er tilstrekkelig opplyst kan saken sendes tilbake til administrasjonen for ny vurdering.

3.4.2 Tjenesteplikt

Deltakelse i ansettelsesr?d er en tjenesteplikt. Medlemmene av r?det kan ikke hindre vedtak ved ? utebli fra behandlingen eller nekte ? godkjenne m?teprotokoll. Se pkt. 3.4 om n?r r?det er vedtaksdyktige. 

3.4.3 Bruk av r?dgivere i ansettelsesr?dets behandling

Normalt vil kun ansettelsesr?dets medlemmer samt r?dets sekret?r v?re til stede under m?tene. I noen saker kan det likevel v?re behov for ? benytte r?dgivere for ? sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst. Dette kan eksempelvis v?re ledere eller saksbehandlere som bes om ? svare p? konkrete sp?rsm?l om saken, eller r?dgivere som orienterer generelt om relevant regelverk f?r ansettelsesorganet behandler saken.

Generelle regelverksorienteringer skal v?re n?ytrale. De gjennomf?res derfor av noen som ikke har n?r tilknytning til saken. R?dgivere som er til stede under ansettelsesr?dets behandling av saken deltar ikke i diskusjonen, med mindre medlemmene har behov for ? avklare bestemte sp?rsm?l. Alle medlemmer av ansettelsesr?det kan be om at det brukes r?dgivere for ? opplyse saken.

3.4.4 Taushetsplikt og personvern

Forvaltningslovens ¡ì 13 (lovdata.no) p?legger enhver som utf?rer tjeneste for et forvaltningsorgan ? hindre at andre f?r adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten f?r vite om blant annet ?noens personlige forhold?. Alle som deltar i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt n?r det gjelder s?kernes personlige forhold. En kan ikke bruke informasjon om s?keres personlige forhold til noe annet enn n?dvendige vurderinger og saksbehandling.

Dokumenter skal oppbevares p? en m?te som ivaretar s?kernes personvern, jf. UiOs lagringsguide. F?lg lokale rutiner for sletting og arkivering.

3.4.5 Protokoll

Det endelige vedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle eller godkjennes elektronisk. Protokollen skal inneholde om vedtaket var enstemmig eller med dissens. I saker med dissens skal det ogs? oppgis hvordan den enkelte har stemt. Mindretallet m? selv formulere sine dissenser, og medlemmene har anledning til ? grunngi sine standpunkter ved protokolltilf?rsel. Eventuelle protokolltilf?rsler skal varsles i m?te, men kan formuleres skriftlig innen en n?rmere avtalt frist.

3.5 Ansettelsessaker

3.5.1 Oversendelse til ansettelsesr?det

Administrasjonen oversender saken til ansettelsesr?det. Oversendelsen m? inneholde tilstrekkelig informasjon til at ansettelsesr?det kan foreta en selvstendig vurdering av kandidatene.

Saken skal inneholde:

• saksframlegg med forslag til vedtak
• innstilling/forslag til ansettelse
• utlysningstekst
• utvidet s?kerliste
• oversikt over s?kere med s?rlige rettigheter (omtalt i innstillingen eller som eget dokument)
• s?knad og CV for innstilte s?kere

Dersom et medlem av ansettelsesr?det ber om tilgang til s?knad og CV for flere enn de som har v?rt innstilt, henvender man seg til ansettelsesr?dets sekret?r. Sekret?ren s?rger da for at alle ansettelsesr?dets medlemmer f?r tilgang til dokumentene. Dette sikrer at alle medlemmene har lik mulighet til ? forberede seg til m?tet.

3.5.2 Pr?vetid

Pr?vetid reguleres av statsansatteloven ¡ì 15 (lovdata.no).

Vedtak om pr?vetid skal bygge p? anbefaling i innstilling/forslag.

Hva som kvalifiserer til unntak fra pr?vetid vil m?tte bero p? en skj?nnsmessig vurdering fra ansettelsesorganets side i hvert enkelt tilfelle, etter anbefaling fra innstillingsmyndigheten.

Ved UiO gis normalt ikke gis pr?vetid n?r ansatte bytter stilling internt i virksomheten. Ny pr?vetid kan likevel v?re aktuelt hvis overgang til ny stilling p? UiO inneb?rer oppgaver av en vesentlig annen karakter enn det vedkommende hadde tidligere. Pr?vetid kan gis ved overgang til fast stilling, forutsatt at tidligere ansettelsestid og pr?vetid i ny stilling samlet ikke overstiger seks m?neder.

Pr?vetiden for midlertidig ansettelse kan ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdet varighet, dvs. at ved midlertidige ansettelser for en periode p? seks m?neder, vil pr?vetiden maksimalt kunne v?re tre m?neder.

Dersom det ikke gis pr?vetid, eller pr?vetiden skal v?re kortere enn seks m?neder, m? dette komme frem av ansettelsesr?dets vedtak. Dersom ansettelsesr?det ikke vedtar noe annet vil den som ansettes f? pr?vetid i henhold til statsansattelovens hovedregler.

3.5.3 Prosedyre ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesr?d

Dersom et medlem av ansettelsesr?det vil ansette en s?ker som ikke er innstilt skal det innhentes en skriftlig vurdering av s?keren fra innstillende leder. Etter ? ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesr?det avgj?relse ved alminnelig flertall. Ansettelsesr?det kan da velge ? ansette en av de innstilte s?kerne eller en annen s?ker som det er gitt skriftlig vurdering av.

Dersom det bes om en skriftlig vurdering av en s?ker som fyller de formelle kravene i utlysningsteksten uten ? ha blitt kalt inn til intervju, skal det som hovedregel gjennomf?res intervju og referanseintervju f?r leder avgir skriftlig vurdering. Dette sikrer at saken er godt opplyst og at ingen ansettes uten at intervju er gjennomf?rt.

Dersom et medlem av ansettelsesr?det vil ansette en s?ker som ikke er foresl?tt, st?r ansettelsesr?det i prinsippet fritt til ? velge mellom de foresl?tte s?kerne og andre s?kere. Av hensyn til en forsvarlig saksbehandling anbefales at leder gis mulighet til ? redegj?re muntlig for sin vurdering i ansettelsesr?det. Dersom ansettelsesr?det etter muntlig redegj?relse mener det fortsatt kan v?re aktuelt ? ansette en kandidat som ikke har v?rt kalt inn til intervju anbefales saken utsatt til intervju og referanseintervju er gjennomf?rt.

3.6 Oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed

Ansettelsesr?det fatter vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed.

I saker som krever s?rlig rask avgj?relse kan arbeidsgiver treffe vedtak om suspensjon eller overf?ring til annen tjeneste. I slike tilfeller skal melding om vedtaket straks gis til ansettelsesorganet, og ansettelsesorganet kan omgj?re vedtaket eller treffe annet vedtak.

3.6.1 Oversendelse til ansettelsesr?det

Administrasjonen oversender saken til ansettelsesr?det. Oversendelsen m? inneholde tilstrekkelig informasjon til at ansettelsesr?det kan foreta en selvstendig vurdering av saken, samt p?se at saksbehandlingsreglene i statsansatteloven og forvaltningsloven er fulgt.

Saken skal inneholde:

• saksframlegg med forslag til vedtak
• alle relevante dokumenter i saken (eksempelvis forh?ndsvarsel om oppsigelse, resultat av kartlegging for annen passende stillinger, referater fra m?ter)

3.6.2 Muntlig forklaring

I saker om ordensstraff, oppsigelse og avskjed skal den ansatte skal gis mulighet til ? forklare seg muntlig for ansettelsesr?det, jf. statsansatteloven ¡ì 32 f?rste ledd (lovdata.no). Den ansatte velger selv om denne muligheten skal benyttes. Rettigheten til ? gi muntlig forklaring gjelder ikke suspensjonssaker, men hvis det er tidsmessig mulig anbefales at den ansatte gis mulighet til muntlig forklaring ogs? i disse sakene.

Ved muntlig forklaring gis den ansatte f?rst mulighet til ? forklare ?pent og fritt sitt syn p? saken innenfor en n?rmere angitt tidsramme, vanligvis gis ansatte mulighet til ? forberede et innlegg p? 10-15 minutter. Deretter kan medlemmer av ansettelsesr?det stille sp?rsm?l ved behov for n?rmere avklaringer. Den ansatte kan velge ? la seg bist? eller representere av en tillitsvalgt eller annen r?dgiver.

Den ansatte, eventuell tillitsvalgt og leder som har innstilt p? oppsigelsen er ikke til stede under ansettelsesr?dets etterf?lgende diskusjon og vedtak.

3.6.3 Klage