Visste du at UiO har roboter? Robotene er programvare som logger seg inn i ulike systemer for ? hente og/eller registrere data. N?r roboten tar seg av rutineoppgavene, frigj?res tid for saksbehandler til oppgaver som krever menneskelig vurdering.
N?r kan RPA brukes?
- Ved standardiserte oppgaver/prosesser som er regelstyrt
- N?r informasjon/data skal overf?res mellom eller registreres i ulike systemer
- Ved stort volum av gjentagende saker
Dette er noe av det UiO-robotene gj?r i dag:
L?nn og personal
KGV KAS - Elements
KGV (konkurransegjennomf?ringsverkt?y) er en type verkt?y som brukes for ? gjennomf?re anskaffelser. UiO benytter KGV-verkt?yet TendSign for gjennomf?ring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til ? arkivere dokumentene p? saken i Elements med riktig tilgangskode.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigj?r rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
Studieadministrasjon
Politiattest
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte for attester som har merknad, og som derfor m? vurderes og behandles videre manuelt.
Roboten ble igangsatt i september 2020.
Si fra
Studenter kan varsle gjennom Si fra-systemet via et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut Si fra-besvarelse og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Ved sv?rt alvorlige saker vil roboten ogs? sende en e-post til riktig instans om at det er mottatt en kritisk sak i ePhorte.
Roboten ble igangsatt i august 2019 og hjelper oss med sikkerhet i varslingssaker i tillegg frigj?res rundt 60 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om tilrettelegging av skoleeksamen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.
Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss ? likebehandle studenter. I tillegg frigj?res rundt 630 arbeidstimer i ?ret.
Tilrettelegging av studiehverdagen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med ? frigj?re rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om studiepermisjon
Studenter kan s?ke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Det foreligger planer om ? utvide slik at roboten ogs? selv kan godkjenne s?knader som ikke krever skj?nnsmessige vurderinger.
Roboten for trinn 1 ble igangsatt i oktober 2020, trinn 2 avventer utvikling.
Klage p? formelle feil ved eksamen
UiO mottar klage p? formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart h?ndterte roboten alle klager p? eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil n? g?r via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.
Roboten ble igangsatt i november 2018.
Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto
UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter n?dvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte p? Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.
Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigj?r rundt 380 arbeidstimer i ?ret.
Oppretting av administrative brukere i Inspera
Flesteparten av eksamenene p? UiO gjennomf?res i Inspera. Roboten henter informasjon fra Nettskjema og FS og oppretter administrative brukere i Inspera. Deretter sender roboten informasjon til brukeren via RT.
Roboten ble igangsatt i februar 2020, og frigj?r rundt 66 arbeidstimer i ?ret.
Semesteravgift
Roboten mottar s?knader om dispensasjon fra fristen for ? betale semesteravgift, oppretter en ny faktura i FS og sender e-post til studenten om at fakturaen finnes i Studentweb. Roboten behandler ogs? meldinger om at semesteravgift er betalt hos en annen institusjon og registrerer dette i FS.
Robotene ble igangsatt i august 2021 og frigj?r rundt 120 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om gyldig frav?r
Fra oktober 2021 skal studenter s?ke om om gyldig frav?r fra eksamen eller obligatorisk aktivtet elektronisk via Nettskjema. Roboten henter studentens s?knad fra et kryptert nettskjema og overf?rer det til en arbeidsk? i RT. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken i RT flytter roboten RT-tr?den med s?knad til ePhorte for arkivering. For Medisinsk og Odontologisk fakultet blir s?knaden sendt direkte til ePhorte.
Roboten ble igangsatt i oktober 2021.
Silurveien - Eksamenspakke
Roboten leser av Timeplanleggingssystemet for ? finne eksamener som skal avholdes i Silurveien. N?r roboten finner en eksamen henter den dagen f?r ut relevant informasjon fra Timeplanlegging og FS og sammenstiller dette til en rapport som blir sendt til Silurveien slik at de ansvarlige i Silurveien kan plukke dem opp p? eksamensdagen.
Roboten ble igangsatt i oktober 2021 og er estimert ? frigj?re omtrent 450 timer per ?r.