1. Innmelding av sak og frister
- Saker meldes til saksinnmelding@admin.uio.no
- Frist for innsending av saksdokumenter er klokken 12.00 onsdag i uken f?r saken skal opp.
- For styresaker gjelder egne frister: Interne dokumentfrister styrem?ter 2025
2. Saksbehandler utformer saksnotat i Elements
- Opprett X-notat i Elements p? aktuell sak med riktig mal i Elements:
- Ledelsens faste m?ter: Bruk standard dokumentmal for X-notat.
- Universitetsstyret: Bruk egne maler for styreforside (hoveddokument i Elements) og styrenotat (vedlegg i Elements). I tillegg kan andre vedlegg tilknyttes saken.
- Du oppretter som hovedregel ett notat for hvert m?te saken skal behandles i. Dersom flere av ledelsens faste m?ter skal ha det samme notatet, og du ikke forventer endringer mellom m?tene, kan du vurdere ? opprette et felles notat for disse m?tene.
- Som tittel p? notatet bruker du f?lgende oppsett (eksempler):
- Ledelsens faste m?ter: Saksinnmelding – Nye regler for studieavgift
- Universitetsstyret: Styrenotat – Nye regler for studieavgift
- I journalpostens felt for intern mottaker setter du inn enheten "ADM ADM-UDIRSTAB (Universitetsdirekt?rens stab)", uten saksbehandler. Du kan ikke oppgi det aktuelle m?tet her, siden m?tene ikke har et eget arkivsted i Elements.
- Mottagende enhet ADM ADM-UDIRSTAB blir automatisk flettet inn i notatets brevhode. Du m? overskrive enheten med navnet p? m?tet/m?tene som skal behandle saken. F?lg veiledningen hvordan redigere innhold i tekstdokument.
- Skriv s? kortfattet som mulig og vis fram hvilke problemstillinger som trenger avklaring. Ved behov kan notatet tas ut av Elements for samskriving og deretter lastes opp igjen i Elements n?r det er ferdig fra avdelingens side.
- Legg til vedlegg, legg dokumentene i ?nsket rekkef?lge og flett vedleggslisten inn i hoveddokumentet.
- Angi hvem som er ansvarlig for saken nederst i notatet:
- Ledelsens faste m?ter: Avdelingsdirekt?r og seksjonsleder/saksbehandler
- Universitetsstyret: Universitetsdirekt?r og avdelingsdirekt?r
3. Saksbehandler skriver merknad med forslag til prosess
Saksbehandler legger p? en merknad i journalposten med forslag til ett eller flere m?ter med tilh?rende m?tedato. Eksempel: ?Dekanm?tet 1. desember?. Dersom det er aktuelt, kan saksbehandler ogs? skissere forslag til videre prosess for saken.
4. Saksbehandler sender notatet p? godkjenning
Saksbehandler innhenter godkjenning fra leder etter n?rmere avtale. Alle saker godkjennes i utgangspunktet av avdelingsdirekt?r og universitetsdirekt?r. Den enkelte avdelingen kan i tillegg ha en intern f?ring om at ogs? seksjonsleder skal v?re med i sekvensen.
5. Ved behov: ny versjon etter universitetsdirekt?rens gjennomgang
For mindre endringer
Dersom det skal gj?res mindre endringer i et notat etter gjennomgang med universitets?direkt?ren, opprettes det en ny versjon i samme journalpost hvor endringene legges inn. Endringene gj?res av universitetsdirekt?rens stab, eventuelt av saks?behandler etter avtale. Den nye versjonen inng?r i m?teinnkallingen etter universitets?direkt?rens endelige godkjenning av notatet i Elements.
For st?rre endringer
Ved behov for st?rre endringer i et notat, kan universitetsdirekt?rens stab huke av for ?Ikke godkjent?, slik at journalpoststatus settes tilbake til Reservert. Loggen for journalposten vil vise at f?rste utkast ble avvist av universitetsdirekt?ren. Saksbehandler vil da kunne jobbe videre med notatet og sende det p? ny godkjenningsrunde til avdelingsdirekt?r og universitets?direkt?r.