1. Opprette et organinternt X-notatet uten oppf?lging
-
G? til aktuell sak og klikk bl? knapp merket med plusstegn og betegnelsen Journalpost.
-
Velg alternativet Intent notat uten oppf?lging i nedtrekksmenyen.
2. Legg inn opplysninger om X-notatet du ?nsker ? opprette
-
G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av X-notatets p?krevde opplysninger.
Tittel
- Legg inn en meningsb?rende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk h?yre museknapp for sladding av navn i tittel!
Ikke krav til innlegging av interne mottakere p? et X-notat
- Det er ikke krav til innlegging av mottagende enheter eller brukere p? et X-notat.
- Mottakere p? et X-notat f?r ingen restanse p? et X-notat.
- Mottaker finner sine X-notater i s?ket Til informasjon i venstremenyen
Interne mottakere i felt merket Til
-
Mottagende enheter kan ved behov legges inn i felt merket Til slik at hver leder lokalt kan fordele til saksbehandler hos seg.
-
Alternativt legger du selv direkte inn navn p? intern saksbehandler i felt merket Til.
Interne enhetsgrupper
-
Skal du sende samme X-notatet til flere interne enheter p? en gang, kan du legge inn en intern enhetsgruppe i felt merket Til.
Kopimottakere internt ved UiO
-
Interne kopimottakere legger du inn i felt merket Kopi
Tilgangskode
-
Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i notatets tittel.
Dokumentdato
-
Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilh?rende fletting inn i brevmalen.
Tilgangsgruppe
-
Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe L?NN for L?nningsseksjonens lesetilgang til journalposten.
3. Tilknytning av ferdigskrevet notat uten godkjenning fra leder
- Velg Tilknytt og Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet notat fra Filutforsker p? PC lokalt.
- For innlegging av vedlegg se punkt 8.
- Er det ikke krav til leders godkjenning av journalposten, endrer du status direkte selv fra Reservert til Ferdig.
- Avslutt med ? klikke gr?nn knapp merket Lagre og lukk.
- Prosessen med ? opprette X-notatet er avsluttet ved statusendring til Ferdig.
4. Alternativ opprettelse av X-notat i mal p? journalpost
-
G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet.
-
Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler.
-
Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.
-
I neste boks markerer du malen du ?nsker ? benytte for notatet ditt og klikker gr?nn knapp merket Lagre i samme vindu.
5. Lagre og redigere dokument
-
For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument.
6. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
- IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac.
- For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument
Redigere i notatets innhold og lukke Word
-
Skriv notatet i mal i Word.
-
Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.
-
Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.
-
Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet.
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.
Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
-
Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.
-
-
Bekreft valget ditt ved ? klikke OK.
Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.
-
Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.
Lagre et utkast under arbeid
-
Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking.
-
Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.
8. Knytte til vedlegg
-
For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert.
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
9. Godkjenning og ferdigstillelse
- For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny p? journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje ogs? forsynt med noen vedlegg.
-
I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret til Ferdig.
10. Send oss dine tilbakemeldinger p? denne veiledningen
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.