Kvalitetssikring av journalpost

1. Kontroll av journalpost?f?r journalf?ring

• F?r journalf?ringen m? du kontrollere metadata og innhold for hver enkelt journalpost.

2. Ligger journalposten p? riktig sak?

• Trenger du ? opprette en ny sak?
• Gj?r s?k om det finnes en sak fra f?r f?r du ev. oppretter en ny.

3. Hva sier saksbehandlingsrutinene??

• Gj?r oppslag i lokale og sentrale saksbehandlingsrutiner f?r journalf?ring av enkeltdokumenter.
• Ligger journalposten p? riktig sak?iht til rutinene?
• Er tittel p? journalpost korrekt iht til rutinene?

4. Kontroll av dokumenttype?

• Sjekk at restansen blir korrekt ved endring av dokumenttype.
• Gi bestandig saksbehandler beskjed ved endring av dokumenttype.?

5. Kontroll av tilgangskode samt skjerming av navn?

• Er journalposten p?f?rt riktig tilgangskode og hjemmel??
• Har du husket skjerming av navn (eller andre avsl?rende opplysninger) i tittel med h?yre museknapp dersom det finnes hjemmel for dette?
• Har du husket skjerming av navn p? avsender eller mottaker i kontaktkort dersom det finnes hjemmel for dette?

• Klikk p? navn for avsender eller mottaker for ? hente frem kontaktkortet!

?

6. Kontroll av dokumentdato

• Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt inne i selve dokumentet??
• Bruk ev. feltet?Udatert.

7. Kontroll av journaldato

• Journalposter i status?Opprettet av saksbehandler:?Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har opprettet dem og ikke til datoen for journalf?ring.?Disse m? journalf?res samme uke som de blir opprettet for ? komme med p? offentlig journal. Ved forsinket journalf?ring m? journaldato endres til dagens dato slik at de ikke utelates fra offentlig journal.?

• Journalposter i status?Midlertidig registrert:?Denne statusen forekommer n?r arkivet glemmer journalf?ring etter import eller redigering p? en journalpost.?

8. Kontroll av filformater og innhold?

• ?pne hver fil for sjekk av lesbart og fullstendig innhold f?r journalf?ring.?
• Pakk ut ZIP-filer f?r journalf?ring m? pakkes ut.
• Utpakkede filer fra ZIP legger du inn som enkeltdokumenter i Elements.
• Konverter filer i ukurante formater til forskriftsmessig godkjent format f?r innlegging i Elements.

9. Ekstra sjekk av metadata opp mot innhold

• Sjekk p? nytt dette etter ? ha ?pnet hvert enkelt dokument:
  • Er?innholdet lesbart og fullstendig?
  • Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt i dokumente?.?
  • Er avsender eller mottaker korrekt registert med riktig stavem?te for alle navn?

10. Skriveregler og rettskrivning

• Bruk meningsb?rende, dekkende og presise titler.
• Sjekk stavem?ter for navn og virksomheter.
• Unng? forkortelser.
• Unng? alle ?vrige stavefeil.