Subject: Oppgradering av ePhorte til Elements- status og tilbud om opplæring
From: Lena Andersen <[email-masked]>
To: "[email-masked]" <[email-masked]>
Cc: Anne-Gro Berg <[email-masked]>, Ingeborg Vibe <[email-masked]>
Date: Fri, 8 Nov 2024 09:22:01 +0000

Hei alle brukere av ePhorte
Vi skal begynne å bruke Elements Cloud til erstatning for ePhorte fra og med januar 2025. Tentativ oppstartsdato er mandag 13.januar.
Hva har skjedd i Elements-prosjektet så langt?
Prosjektet har siden oppstart før sommeren jobbet med den tekniske delen av overgangen. Det vil blant annet si

  *
Etablert en saksbehandlings- og arkiveringstjeneste
  *
Lagt inn enheter, tilgangskoder, hjemler mm slik det er i ePhorte i dag
  *
Reetablert integrasjoner som vi i dag har mot ePhorte
  *
Reetablert prosessene hvor vi bruker RPA-teknologi

Tjenesten er nå ferdig testet
Hva skjer nå?
Prosjektet går nå over i opplæringsfasen og vi vil tilby kurs fra uke 47 til og med uke 4 i 2025.

  *
Vi tilbyr digitale kurs på zoom og fysiske kurs i ulike kursrom  på campus
  *
De digitale kursene varer 2.5 timer. De fysiske kursene i 3 timer
  *
Alle må selv vurdere hvilken type kurs de trenger
  *
Alle kursdatoer med påmeldingsskjemaer ligger her Kurstilbud - For ansatte - Universitetet i Oslo</for-ansatte/kompetanse/tema/> under dataverktøy og Elements

Det er en forutsetning at mailen din er migrert til sky (ExO). Da får du best utbytte av kurset.
Prosjektet tilbyr også e-læring fra leverandør, me denne er ikke UiO-spesifikk og eksemplene er fra kommunesektoren.
Lurer du på noe send mail til [email-masked]
Er det andre ting som er viktige for meg som saksbehandler?
ePhorte stenges fredag 10.januar 2025 kl 12:00. Fra dette tidspunktet vil det ikke være mulig å registrere nye saker eller journalposter, men alle vil fortsatt ha lesetilgang.
Du må rydde i journalposter og saker i ePhorte:

  *
Alle restanser (brev og notater som ikke er besvart) må gjennomgås. Disse må enten besvares eller tas til etteretning.
  *
Alle journalposter som er ferdige, men fortsatt har status R må settes i status F (notater) eller status E (brev som sendes fra UiO)
  *
Alle saker som er ferdigbehandlet markeres som ferdig. Status settes til F

Sjekkliste og veiledninger finner du her: Rydde Ephorte - For ansatte - Universitetet i Oslo</for-ansatte/arbeidsstotte/saksbehandling-arkiv/ephorte/opprydning/sjekkliste.html>
Trenger du hjelp sender du en mail til [email-masked]<https://[email-masked]/>

 vh
----------

Lena Andersen

Seksjonssjef

Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon

Avdeling for organisasjon og personal

Tlf.  959 21 564