Organiseringen av arbeidet med personvern
Ansvaret for arbeidet med personvern ved behandling av personopplysninger er organisert p? f?lgende m?te:
Det overordnede ansvaret
Styret ved rektor har det overordnede ansvaret for personvernet ved all behandling av personopplysninger ved UiO.
Styret ved rektor har delegert det overordnede ansvaret p? f?lgende m?te:
- Universitetsdirekt?ren har det daglige ansvaret for personvernet? ved behandling av personopplysninger i forskning, undervisning, administrasjon og formidling
- IT-direkt?ren er ansvarlig for den praktiske ut?velsen av universitetsdirekt?rens personvernansvar.
Ansvaret for personvern i administrasjonen
Fagdirekt?rene sentralt og fakultetsdirekt?rene er utpekt som eiere av systemer og tjenester innenfor sine respektive ansvarsomr?der.
System- og tjenesteeiere har ansvaret for enkelte personvernoppgaver?ved behandling av personopplysninger i sine systemer eller tjenester.
Administrative ledere for saksbehandling har ansvaret for enkelte personvernoppgaver ved behandling av personopplysninger. Dette gjelder administrative ledere b?de p? sentralt niv? og ved grunnenhetene.
- Saksbehandlere har et selvstendig ansvar for personvernet n?r de h?ndterer personopplysninger elektronisk eller manuelt. Dette gjelder saksbehandlere b?de p? sentralt niv? og ved grunnenhetene.
Ansvaret for personvern i forskningen
Medisinsk og helsefaglig forskning er underlagt helseforskningsloven eller andre s?rlover p? helseomr?det, for eksempel helseregisterloven eller bioteknologiloven. Forskere skal f?lge de spesielle rutiner og retningslinjer som gjelder for personvern og behandling av personopplysninger innenfor disse fagomr?dene. Se kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning.??
All ?vrig forskning ved UiO skal skje i henhold til retningslinjene i denne veiledningen.
Ansvaret for personvern og behandling av personopplysninger i forskning som ikke regnes som medisinsk eller helsefaglig, er organisert p? f?lgende m?te:
- dekaner og instituttledere har ansvaret for enkelte personvernoppgaver ved behandling av personopplysninger i forskning ved sine enheter
- prosjektledere i forskning har et selvstendig ansvar for personvernet til respondenter eller informanter i forskningsprosjekter (ph.d.-studenter regnes som prosjektledere for sine ph.d.-prosjekter)
- studentveiledere har ansvar for personvernet til respondenter eller informanter i studentforskning p? bachelor- og masterniv?
- studenter har et selvstendig ansvar for personvernet til respondenter eller informanter i studentforskning p? bachelor- og masterniv??
Hva inneb?rer det at styret ved rektor og universitetsdirekt?ren har det overordnede ansvaret for arbeidet med personvern?
Det?er styret og rektor som i siste instans er ansvarlig for at UiO ikke krenker den enkeltes personvern ved behandling av personopplysninger i forskning, undervisning, administrasjon og formidling.
I henhold til delegasjon, inneb?rer dette videre at universitetsdirekt?ren – p? vegne av styret og rektor – skal s?rge for at:
- arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger er hensiktsmessig organisert
- det stilles krav til arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger
- arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger prioriteres og tilf?res tilstrekkelige ressurser
- arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger f?lges opp og kontrolleres
Personopplysningsloven med forskrift p?legger ledelsen (styret ved rektor og universitetsdirekt?r) et s?rlig ansvar for informasjonssikkerheten til personopplysninger som behandles ved UiO.
Hva inneb?rer det at IT-direkt?ren ut?ver det daglige ansvaret for arbeidet med personvern?
IT-direkt?ren – p? vegne av universitetsdirekt?ren – f?lger opp og kontrollerer arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger i sentraladministrasjonen og ved grunnenhetene.
IT-direkt?ren skal p?se og legge til rette for at sentraladministrasjonen og grunnenhetene ivaretar:
- de lover og regler som gjelder for personvern og behandling av personopplysninger
- de krav som styret og rektor stiller til arbeidet med personvern og behandling av personopplysninger
IT-direkt?rens oppf?lgings- og kontrollansvar ut?ves p? f?lgende m?ter:
- Gjennom ?rlig internkontroll (revisjon) av behandling av personopplysninger. Se veiledning for internkontroll her.
- Gjennom stedlige kontroller i sentraladministrasjonen og ved grunnenhetene av behandling av personopplysninger
- Gjennom utarbeidelse av rutiner og regler for behandling av personopplysninger
- Gjennom informasjon om hvilke rutiner og regler som gjelder for behandling av personopplysninger
- Gjennom oppl?ring av ledere/ansatte og kompetanseheving (seminar og kurs)
- Gjennom juridisk r?dgiving (h?ndtering av konkrete henvendelser fra ansatte, studenter, gjesteforskere eller gjester)
- Gjennom h?ndtering av avvik
- Gjennom ivaretakelse av UiOs plikter som databehandler for andre universiteter og h?yskoler
- Gjennom rapportering av funn fra ?rlig internkontroll, stedlige kontroller og alvorlige avvik til universitetsdirekt?ren
Ut?velsen av?den?daglige oppf?lgingen?er delegert til?juristene i IT-direkt?rens stab.